TATA SURAT | TEORI

SURAT MENYURAT

A.      SURAT

1.       Pengertian Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

2.       Fungsi Surat Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai:

a. Alat komunikasi;
b. Dokumentasi organisasi; dan
c. Alat pembuktian (tanda bukti).

3.       Macam dan Bentuk Surat

1)      Macam-macam surat:

a.       Menurut Jenis

i.      Surat Keputusan

ii.     Surat Mandat/Tugas

iii.   Surat Instruksi/Edaran

iv.   Surat Undangan, Laporan

v.    Surat Penghargaan

b.      Menurut Wujud

i.         Kartu Pos

ii.       Telegram

iii.      Nota

iv.     Biasa

c.       Menurut Isi/Keamanan

v.       Sangat Rahasia (vital): surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK, surat perjanjian dan hasil-hasil penelitian.

vi.     Rahasia (Penting): surat yang dapat membantu kelancaran organisasidan sulit dicari di tempat lain, seperti peraturan-peraturan organisasi.

vii.    Biasa: surat yang meiliki kegunaan bersifat sementara dan hanyasewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya surat permohonan penceramah, dll.

viii.  Tidak Penting: surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti undangan, dll.

2)      Bentuk Surat

a.       Surat-menyuratLKM (BEM YAPISTA, BEM F dan HMPS) mengunakan bentuk block style (bentuk Amerika) ataubentuk lurus, kecuali surat-surat khusus seperti: keputusan, mandat, perjanjian, instruksi/edaran (masing-masing contoh dapat dilihat pada macam-macamsurat tujuan).

b.      Surat resmi harus menggunakan bahasa indonesia yang sesuai dengan EYD (ejaan yang disempurnakan), sederhana, objektif dan mudah dipahami.

c.       Isi surat

4.       Pengelolaan surat

a.       Surat Keluar

1)      Pembuatan konsep

2)      Pengetikan

3)      Pemeriksaan/penelitian

4)      Penandatanganan

5)      Pembubuhan cap/stempel organisasi

6)      Penulisan dalam agenda

7)      Penyimpanan arsip

8)      Pelipatan surat

9)      Penulisan dalam buku ekspedisi

10)   Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat tujuan)

11)   Penempelan prangko (jika lewat pos)

12)   Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan/ lewat pos

b.      Surat Masuk

1)      Surat masuk diterima bagian agendaris

2)      Masuk pada staf sekretaris

3)      Penelitian/pembacaan surat

4)      Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat)

5)      Pemberian cap agenda dan cap surat

6)      Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin

7)      diambil kebijakan langsung oleh sekretaris)

8)      Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat

9)      Pemprosesan surat dan pengarsipan surat

==

5.       Kode dan Indeks Surat

a.       Kode surat (asal keluar surat)

I.                        DPPY (Dewan Pembina/Penasehat) YPI Tauhidul Afkar

II.                      Ketua Yayasan dan Wakil Ketua

III.                    Sekretaris Yayasan

IV.                    Bendahara Yayasan

V.                      Divisi Pendidikan & Dakwah

VI.                    Divisi Pembangunan

VII.                  Divisi Perlengkapan dan Pemeliharaan

VIII.                Divisi Dana dan Usaha

IX.                    Divisi Humas

X.                      -

XI.                    -

b.      Indeks Surat (tujuan surat)

A.      YAYASAN

-1. Surat Keputusan

-2. Surat Mandat/Tugas

-3. Surat Instruksi/Edaran

-4. Surat Laporan,

-5. Surat Undangan, Laporan

-6. Surat Penghargaan

B.      UNIT KERJA / Unit Lembaga YAPISTA

        B.1     Pondok Pesantren

                   B.1.1     Koppontren

        B.2     MDTA

        B.3     Majlis Taklim

        B.4     MTs. Tauhidul Afkar (MASTA)

        B.5     SMA Plus Tauhidul Afkar (SMAPTA)

        B.6     LKSA Tauhidul Afkar

C.      KOMITE dan Organisasi Orangtua/Wali Santri

D.      Organisasi Alumni

E.       Forum Silaturahmi Yayasan Se-Indonesia

F.       Lembaga Negara dan Instansi Pemerintah

G.     Pribadi/ Perorangan

H.      Instansi swasta dan profesi

I.        Organisasi Masyarakat

J.        Hubungan luar

==

Contoh penomoran surat:

Ø  Surat ditujukan kepada KBM dari Presiden Mahasiswa

01/II/YAPISTA-1/B/III/2024

Keterangan:

01               :Nomor urut surat

II                : Kode surat (asal surat)

YAPISTA   : Nama lembaga/unit

-1               : indeks surat (sub asal surat)

B                : Tujuan surat

III              : bulan pembuatan surat

2024          : Tahun pembuatan surat

 

Bisa diedit atau dikondisikan atau disesuaikan....